La gestión eficiente es un pilar fundamental en cualquier ámbito, ya sea en el entorno laboral, educativo o personal. Este artículo explorará en profundidad qué significa una forma de gestionar, cómo se aplica en diferentes contextos y por qué es clave para el éxito de proyectos y organizaciones. A través de ejemplos, datos y estrategias concretas, descubrirás cómo las mejores prácticas de gestión pueden transformar la forma en que se llevan a cabo las tareas y los objetivos.
¿Qué es una forma de gestionar?
Una forma de gestionar se refiere a los métodos, estrategias y enfoques utilizados para organizar, planificar, dirigir y controlar recursos —humanos, financieros, tecnológicos y temporales— con el objetivo de alcanzar metas específicas. En esencia, la gestión no es solo sobre supervisar, sino sobre optimizar procesos, tomar decisiones informadas y adaptarse a los cambios del entorno.
Un dato interesante es que, según el estudio del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), las organizaciones que aplican métodos estructurados de gestión tienen un 50% más de probabilidades de completar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Esto subraya la importancia de contar con una forma de gestionar clara y definida.
Además, la gestión moderna no se limita a los entornos empresariales. Desde la gestión del tiempo personal hasta la gestión emocional en el trabajo, cada forma de gestionar se adapta a las necesidades específicas de quien la implementa. Por eso, es fundamental entender qué enfoque se requiere en cada situación.
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Cómo la gestión impacta en la eficiencia de los procesos
La gestión no es solo un conjunto de tareas administrativas; es un mecanismo que permite optimizar la productividad, reducir errores y mejorar la calidad de los resultados. Cuando se aplica una forma de gestionar adecuada, se logra un flujo de trabajo más ágil, con menos interrupciones y mayor claridad en los roles de cada miembro del equipo.
Por ejemplo, en un entorno de trabajo, una buena gestión incluye la asignación de responsabilidades, el seguimiento de metas, la comunicación eficaz y la toma de decisiones basada en datos. En la educación, puede implicar la planificación de clases, la evaluación del rendimiento de los estudiantes y la adaptación de estrategias pedagógicas según las necesidades individuales.
La gestión también tiene un impacto directo en el bienestar de las personas. Una forma de gestionar que fomente el respeto, la colaboración y el reconocimiento de logros puede aumentar la motivación y la retención de talento, especialmente en el ámbito laboral.
Los desafíos de implementar una forma de gestionar efectiva
Aunque las ventajas de una buena gestión son evidentes, su implementación no siempre es sencilla. Uno de los principales desafíos es la resistencia al cambio, especialmente en equipos acostumbrados a métodos tradicionales. Además, la falta de recursos humanos o tecnológicos puede limitar la capacidad de una organización para adoptar nuevas formas de gestionar.
Otro reto es la falta de formación en gestión por parte de los líderes. Muchas veces, las personas que asumen roles de mando no han sido capacitadas en técnicas de gestión modernas, lo que puede llevar a errores en la toma de decisiones y a conflictos internos. Por eso, es fundamental invertir en formación continua y en herramientas que faciliten la implementación de buenas prácticas.
Ejemplos prácticos de formas de gestionar
Existen múltiples ejemplos de formas de gestionar aplicadas en diferentes contextos. En el ámbito empresarial, se destacan metodologías como el *Management by Objectives (MBO)*, el *Gestión Lean* o el *Agile*. Cada una de estas enfoques tiene características únicas:
- Management by Objectives (MBO): Se centra en establecer metas claras entre empleados y gerentes, con revisión periódica del progreso.
- Gestión Lean: Busca eliminar desperdicios y optimizar procesos para aumentar la eficiencia.
- Agile: Originado en el desarrollo de software, se basa en iteraciones cortas y en la flexibilidad para adaptarse a los cambios.
En el ámbito personal, una forma de gestionar puede ser el uso de herramientas como tareas diarias, listas de prioridades, gestión del tiempo (como el método Pomodoro) o incluso el uso de aplicaciones digitales como Trello, Notion o Google Calendar.
La importancia de la comunicación en la forma de gestionar
La comunicación efectiva es uno de los pilares fundamentales de cualquier forma de gestionar. Sin una comunicación clara, las tareas pueden malinterpretarse, los objetivos pueden no alinearse y los conflictos pueden surgir. Es aquí donde el líder juega un rol crucial: debe ser capaz de transmitir instrucciones con precisión, escuchar las necesidades del equipo y fomentar un ambiente de diálogo abierto.
Una forma de gestionar con enfoque en la comunicación implica el uso de reuniones estructuradas, reportes periódicos, herramientas de colaboración en tiempo real y retroalimentación constante. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo web, un líder que utiliza herramientas como Slack o Microsoft Teams puede mantener a su equipo informado y coordinado, evitando desajustes.
Además, la comunicación no verbal también es esencial. La confianza, la empatía y el liderazgo por ejemplo son elementos que, aunque no se expresan con palabras, influyen profundamente en la forma de gestionar un equipo.
10 ejemplos de formas de gestionar en diferentes contextos
- Gestión de proyectos: Usando metodologías como Scrum o Kanban.
- Gestión de recursos humanos: Incluye contratación, capacitación y evaluación de desempeño.
- Gestión financiera: Implica control de presupuestos, análisis de costos y toma de decisiones económicas.
- Gestión de riesgos: Se enfoca en identificar, evaluar y mitigar posibles amenazas.
- Gestión del tiempo: Utilizando técnicas como el método Eisenhower o la lista de prioridades.
- Gestión emocional: Ayuda a controlar emociones negativas y fomentar el bienestar psicológico.
- Gestión de la calidad: Asegura que los productos o servicios cumplen con estándares definidos.
- Gestión ambiental: Trabaja para minimizar el impacto de las actividades en el entorno.
- Gestión del conocimiento: Facilita la adquisición, almacenamiento y uso del conocimiento dentro de una organización.
- Gestión de la innovación: Promueve la creatividad y la implementación de nuevas ideas.
Cada una de estas formas de gestionar puede adaptarse a las necesidades específicas de una organización o individuo, dependiendo de sus objetivos y recursos.
La evolución de las formas de gestionar a lo largo del tiempo
La forma de gestionar ha evolucionado significativamente a lo largo de la historia. En la época industrial, el enfoque era principalmente en la productividad y la eficiencia, con modelos como el de Taylor, que buscaban maximizar la producción a través de la división del trabajo. Sin embargo, con el tiempo, se reconoció la importancia de los aspectos humanos en la gestión, lo que llevó al enfoque humanista de la administración.
En la era digital, la gestión se ha vuelto más flexible y colaborativa. Las metodologías ágiles, el trabajo en equipo remoto y la digitalización de procesos han transformado la forma de gestionar. Por ejemplo, el uso de software de gestión como Asana, Monday.com o Jira ha permitido a las organizaciones planificar y supervisar proyectos de manera más eficiente, incluso cuando los equipos trabajan desde distintas partes del mundo.
Esta evolución no solo ha mejorado la productividad, sino también la capacidad de adaptación frente a los cambios constantes en el entorno económico y tecnológico.
¿Para qué sirve una forma de gestionar?
Una forma de gestionar sirve para organizar, planificar, ejecutar y evaluar actividades de manera efectiva. Su propósito principal es maximizar los recursos disponibles y garantizar que los objetivos se logren de la manera más eficiente posible. Ya sea en una empresa, un gobierno, una escuela o incluso en la vida personal, la gestión permite:
- Ordenar tareas de manera lógica y secuencial.
- Distribuir recursos de forma justa y eficiente.
- Monitorear progresos y ajustar estrategias según sea necesario.
- Tomar decisiones informadas basadas en datos y análisis.
- Minimizar riesgos y resolver conflictos de manera proactiva.
Por ejemplo, en una empresa, una forma de gestionar adecuada puede ayudar a reducir costos operativos, mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción del cliente. En el ámbito personal, puede facilitar la planificación de metas a largo plazo, como ahorrar para un proyecto o mejorar habilidades profesionales.
Métodos alternativos para gestionar
Además de las formas de gestionar tradicionales, existen métodos alternativos que pueden ser igual de efectivos, dependiendo del contexto. Algunos ejemplos incluyen:
- Gestión participativa: Donde los empleados tienen voz activa en la toma de decisiones.
- Gestión flexible: Que permite adaptar los procesos según las necesidades cambiantes.
- Gestión por objetivos: Enfocada en el logro de metas específicas y medibles.
- Gestión colaborativa: Que fomenta el trabajo en equipo y la sinergia entre departamentos.
- Gestión basada en valores: Donde las decisiones se toman según principios éticos y sociales.
Cada uno de estos métodos puede ser combinado o adaptado según las necesidades de la organización o del individuo. La clave está en encontrar la forma de gestionar que mejor se alinee con los objetivos y la cultura del entorno.
La relación entre gestión y liderazgo
La gestión y el liderazgo están estrechamente relacionados, aunque no son lo mismo. Mientras que la gestión se enfoca en organizar y planificar, el liderazgo se centra en inspirar y motivar. Sin embargo, una forma de gestionar efectiva debe incluir elementos de liderazgo para funcionar correctamente.
Un líder gestionador debe ser capaz de:
- Establecer una visión clara y motivadora.
- Inspirar confianza en el equipo.
- Tomar decisiones con responsabilidad.
- Fomentar el crecimiento profesional de los colaboradores.
- Adaptarse a los cambios y liderar transformaciones.
Por ejemplo, un jefe de proyecto que no solo organiza las tareas, sino que también apoya a su equipo en momentos difíciles, fomenta la creatividad y celebra los logros, está aplicando una forma de gestionar con enfoque de liderazgo.
El significado de forma de gestionar en el contexto empresarial
En el entorno empresarial, una forma de gestionar se refiere al conjunto de prácticas, herramientas y estrategias utilizadas para administrar los recursos y procesos de una organización con el objetivo de maximizar la productividad y lograr los objetivos establecidos. Esta forma de gestión puede variar según el tamaño de la empresa, su sector, su cultura y el entorno en el que opera.
Las empresas suelen adoptar diferentes modelos de gestión según sus necesidades. Por ejemplo:
- Modelo funcional: Organiza la empresa por departamentos (marketing, finanzas, operaciones, etc.).
- Modelo por proyectos: Estructura la organización según los proyectos que desarrolla.
- Modelo matricial: Combina elementos de los modelos funcionales y por proyectos.
Cada una de estas formas de gestionar tiene ventajas y desventajas, y la elección de una u otra depende de factores como la complejidad del negocio, la necesidad de flexibilidad y la cultura organizacional.
¿Cuál es el origen del concepto de forma de gestionar?
El concepto de forma de gestionar tiene sus raíces en los estudios de administración y gestión de empresas del siglo XIX y XX. Uno de los primeros en formalizar estos conceptos fue Henri Fayol, quien, a principios del siglo XX, identificó cinco funciones básicas de la gestión: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Estas funciones siguen siendo relevantes en las formas de gestionar modernas.
Además, el término gestión proviene del latín *gestire*, que significa llevar a cabo o dirigir. Con el tiempo, se fue especializando y aplicando a distintos campos, desde la administración pública hasta la gestión de proyectos y la gestión de la salud.
En la actualidad, el concepto ha evolucionado para incluir no solo la administración de recursos, sino también la toma de decisiones, la innovación y la adaptación a los cambios en un mundo globalizado.
Formas de gestionar en contextos globales y locales
La forma de gestionar puede variar significativamente entre contextos globales y locales. En un entorno global, las empresas deben adaptarse a diferentes culturas, regulaciones, mercados y tecnologías. Esto requiere una forma de gestionar flexible, que permita la integración de equipos internacionales y que se adapte a las normativas de cada país.
En cambio, en contextos locales, la forma de gestionar puede ser más específica y adaptada a las necesidades de la comunidad. Por ejemplo, una empresa local puede centrarse en la gestión sostenible, la responsabilidad social y la relación directa con sus clientes.
En ambos casos, es fundamental que la forma de gestionar sea inclusiva, ética y sostenible, considerando tanto los intereses económicos como los sociales y ambientales.
¿Cómo se evalúa una forma de gestionar?
Evaluar una forma de gestionar implica medir su efectividad a través de indicadores clave de desempeño (KPIs). Algunos de los criterios más comunes incluyen:
- Eficiencia: ¿Se logran los objetivos con los recursos disponibles?
- Productividad: ¿Se maximiza la cantidad de trabajo realizado?
- Satisfacción del cliente: ¿Los clientes están contentos con el servicio o producto?
- Retención del talento: ¿Los empleados se sienten valorados y motivados?
- Innovación: ¿La organización se adapta y mejora continuamente?
Herramientas como Balanced Scorecard, Six Sigma y el análisis de datos pueden ser útiles para evaluar una forma de gestionar. Además, las encuestas de satisfacción, los feedbacks de empleados y la medición de resultados financieros también son elementos clave para juzgar el éxito de una estrategia de gestión.
Cómo usar forma de gestionar en la vida diaria
Una forma de gestionar no solo es útil en entornos profesionales, sino también en la vida personal. Por ejemplo, la gestión del tiempo es una forma de gestionar que permite organizar actividades diarias, establecer prioridades y alcanzar metas personales. Para aplicar esta forma de gestionar, se pueden seguir estos pasos:
- Listar tareas: Identificar todas las actividades diarias o semanales.
- Priorizar: Determinar cuáles son más importantes o urgentes.
- Asignar horarios: Usar un calendario o aplicación para planificar el tiempo.
- Evaluar progreso: Revisar al final del día o semana para ajustar según sea necesario.
Otra forma de gestionar en la vida personal es la gestión financiera. Esto implica:
- Crear un presupuesto: Asignar ingresos a gastos fijos y variables.
- Establecer metas financieras: Como ahorrar para una emergencia o un viaje.
- Evitar gastos innecesarios: Controlar el consumo y buscar alternativas más económicas.
Cuando se aplica una forma de gestionar en la vida diaria, se logra mayor control sobre las responsabilidades, lo que conduce a una vida más ordenada y productiva.
La importancia de la adaptabilidad en la forma de gestionar
En un mundo en constante cambio, la adaptabilidad es una de las características más valiosas de una forma de gestionar. La capacidad de ajustar estrategias, aceptar nuevas tecnologías y responder a los desafíos del entorno permite a las organizaciones mantenerse competitivas.
Por ejemplo, durante la pandemia de 2020, muchas empresas tuvieron que adaptar su forma de gestionar para permitir el trabajo remoto, lo que implicó:
- Implementar herramientas de comunicación digital.
- Reestructurar procesos para que fueran más flexibles.
- Formar a los empleados en nuevas tecnologías.
- Mantener el bienestar emocional del equipo a distancia.
La adaptabilidad no solo permite superar crisis, sino también aprovechar oportunidades. Una forma de gestionar que fomenta la innovación y el pensamiento crítico puede llevar a soluciones creativas y sostenibles.
La forma de gestionar y el impacto en la cultura organizacional
La forma de gestionar tiene un impacto directo en la cultura de una organización. Una gestión basada en la transparencia, el respeto y la colaboración puede fomentar una cultura positiva, donde los empleados se sienten valorados y motivados. Por otro lado, una gestión autoritaria o desorganizada puede generar descontento, falta de compromiso y altas tasas de rotación.
Para construir una cultura organizacional sólida, es esencial que la forma de gestionar:
- Promueva la comunicación abierta.
- Reconozca y recompense el esfuerzo del equipo.
- Fomente la diversidad e inclusión.
- Ofrezca oportunidades de desarrollo profesional.
Un ejemplo de esto es Google, cuya forma de gestionar se basa en la creatividad, la autonomía y el bienestar del empleado, lo que ha contribuido a su reputación como uno de los mejores lugares para trabajar.
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